Wyobraź sobie scenariusz, w którym kalendarz umożliwiający rezerwację terminów wizyt jest elastycznie dopasowywany i stale optymalizowany. Zaawansowany system rezerwacji wizyt może pomóc lepiej zaplanować zasoby pracownicze i zwiększyć efektywność
Jak znaleźć właściwą równowagę między potrzebami a zasobami?
Planowanie personelu zawsze było złożoną kwestią dla usługodawców. Jeśli jest więcej osób zatrudnionych niż odwiedzających, oznacza to konieczność ponoszenia niezrównoważonych kosztów. Z drugiej strony, więcej odwiedzających niż pracowników, powoduje długie kolejki i złe doświadczenia dla klientów.
Oferowanie klientom umówienia się na wizytę z wyprzedzeniem jest dobrym sposobem na znalezienie równowagi pomiędzy potrzebami i dostępnymi zasobami. Daje to dobry pogląd na przewidywane obciążenie i możliwość odpowiedniego zaplanowania obsady personelu, aby zapewnić możliwie najlepszą wydajność.
Umożliwienie rezerwacji spotkań to jedna rzecz, ale bez odpowiednich narzędzi, będzie trzeba stawić czoła kilku wyzwaniom, takim jak:
Zarządzanie przypomnieniami i zmianami terminów
Jeśli wszyscy klienci pojawiają się o ustalonej porze, nie ma żadnych problemów. Ale gdy tylko jedna z umówionych osób się nie pojawi, Twoi pracownicy muszą podjąć działania, zmienić termin i wysłać przypomnienia, aby zminimalizować szanse powtórzenia się podobnej sytuacji. Ale jak tylko pojawi się duża liczba osób nie stawiających się na umówione wizyty, praca administracyjna staje się nadmiernie obciążająca.
Indywidualna kontrola kalendarzy pracowników
Wcześniej, większość systemów rezerwacji nie była zintegrowana z indywidualnym kalendarzem pracownika. W systemie zwyczajnie przypisywało się możliwe do ustawienia przedziały czasowe. Ale co jeśli Twój pracownik ma wewnętrzne spotkanie lub inne kolidujące sprawy? Brak możliwości indywidualnej kontroli własnej dostępności ogranicza ich warunki pracy.
Poprawa planowania pracy personelu i zwiększenie liczby wizyt
Niektóre instytucje już dostrzegły korzyści płynące z inteligentnego systemu planowania wizyt, takiego jak Qmatic Cloud Appointments.
Inteligentny system rezerwacji pomaga usprawnić całą podróż klienta. Poniżej przedstawiamy niektóre z funkcjonalności, które mają na celu ciągłą optymalizację rejestracji wizyt:
- Łatwa interakcja z personelem
- Usprawnione potwierdzanie przybycia klientów = lepsze doświadczenia
- Elastyczność z zakresie zarządzania i blokowania terminów w ramach kalendarzy pracowników
Korzystanie z systemu rezerwacji wizyt pomaga podnieść działalność operacyjną przy jednoczesnej poprawie doświadczenia klientów i środowiska pracy personelu.
Źródło: https://www.qmatic.com/blog/how-to-solve-queuing-problems
